pengorganisasian pada manajement

PENGORGANISASIAN
Pendahuluan
Istilah organisasi memiliki dua arti umum, pertama, mengacu pada suatu lembaga (institution) atau kelompok fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan, badan pemerintah, rumah sakit, atau suatu perkumpulan olahraga. Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, sebagai salah satu dari fungsi manajemen.

Pengorganisasian (organizing) merupakan suatu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien (Stoner, 1996). Sedangkan T Hani Handoko (1999) memberikan pengertian pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.

Pembahasan dalam modul ini meliputi pembagian pekerjaan dalam struktur organisasi, koordinasi dan rentang manajemen, wewenang delegasi dan desentralisasi, dan penyusunan personalia.

Proses Pengorganisasian
Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah:
1.Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
2.Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.
3.Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien
4.Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis
5.Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Menurut T Hani Handoko (1999) proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur sebagai berikut:
1.Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2.Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu berat juga tidak terlalu ringan.
3.Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Pembagian Pekerjaan
Ada dua aspek utama dalam proses penyusunan struktur organisasi, yaitu departementalisasi dan pembagian kerja (division of labor). Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Prinsip pembagian kerja ini merupakan tiang dasar pengorganisasian.

Dalam pembagian kerja, spesialisasi pekerjaan merupakan hal yang utama. Manfaat spesialisasi pekerjaan adalah menyebabkan kenaikan produktivitas. Hal ini disebabkan tidak seorangpun yang secara fisik akan mampu melaksanakan seluruh kegiatan dalam tugas-tugas yang paling rumit. Pekerjaan yang paling rumit memerlukan beberapa langkah dan memerlukan pembagian langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh beberapa orang. Pembagian kerja yang dispesialisasikan seperti ini memungkinkan orang mempelajari keterampilan dan menjadi pakar dalam bidang pekerjaan tertentu.

Akan tetapi selain manfaat yang didapat dari spesialisasi pekerjaan, adalah dampak negatif dari spesialisasi pekerjaan. Beberapa penulis manajemen menyebutkan bahwa spesialisasi pekerjaan akan berdampak pada demoralisasi dari pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dan repetitif.

Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:
1.Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2.Teknologi yang digunakan
3.Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
4.Ukuran organisasi
Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:
1.Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dalam organisasi.
2.Standarisasi kegiatan yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan
3.Koordinasi kegiatan yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja organisasi
4.Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5.Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Bagan Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan hubungan di antaranya. Bagan organisasi memperlihatkan lima aspek utama suatu struktur organisasi:
1.Pembagian kerja.
2.Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
3.Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4.Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
5.Tingkatan manajemen

Bentuk-bentuk bagan organisasi terdiri dari:
1.Bentuk piramid. Bentuk yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
2.Bentuk vertikal. Bentuk yang agak menyerupai bentuk piramid dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.
3.Bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4.Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.

Departementalisasi
Ada beberapa cara di mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan. Proses ini disebut departementalisasi. Bentuknya adalah atas dasar:
1. Fungsi: pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan
2. Produk atau jasa: divisi mesin cuci, lemari es, televisi atau radio
3. Wilayah: divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah
4. Langganan: penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah
5. Proses atau peralatan: departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian
pembungkusan
6. Waktu: shift pagi, shift siang, shift malam
7. Pelayanan: kelas bisnis, kelas ekonomi, kelas turis (pelayanan pesawat terbang)
8. Alpha-numerical: bisa digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 00000 –
5000 ditempatkan dalam satu departemen
9. Proyek dan Matriks: digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan
teknologi tinggi, dan perusahaan konsultan.

Departementalisasi Fungsional
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan yang sejenis dalam suatu organisasi. Kebaikan departementalisasi fungsional adalah menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi utama, menciptakan efisiensi, memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat. Sedangkan keburukannya adalah terjadinya konflik antar fungsi, kemacetan tugas, pandangan yang sempit.

Departementalisasi Divisional
Departementalisasi divisional adalah pembagian divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses. Kebaikan departementalisasi divisional adalah pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi, kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat. Kelemahannya adalah kepentingan divisi ditempatkan di atas tujuan organisasi keseluruhan, meningkatkan biaya administrasi (karena setiap divisi mempunyai anggota staff dan spesialis tersendiri).

Organisasi Proyek dan Matriks
Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini berusaha menggabungkan kebaikan-kebaikan dari dua tipe departementalisasi di atas.

Kebaikan organisasi proyek dan matriks adalah sebagai berikut:
1.Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional
2.Mengembangkan keterampilan pegawai.
3.Memotivasi karyawan tentang pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan
4.Memberikan fleksibilitas dan mengembangkan kreativitas
5.Menstimulasi kerjasama antar disiplin
6.Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

Kelemahan organisasi proyek dan matriks adalah:
1.Pertanggungjawaban ganda
2.Memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal
3.Memerlukan lebih banyak keterampilan
4.Mendorong pertentangan kekuasaan dan perdebatan
5.Sangat mahal untuk diimplementasikan